مدیریت از نقطه صفر

مدیریت چیست و گره مدیریت کجاست؟ برای ارائه راهکار حل گوشه ای از تنگناهای مدیریت در قالب مدیریت از نقطه صفر نخست به تعریف آن می پردازیم: به یک تعبیر مدیریت عبارتست از انجام امور به وسیله دیگران به بهترین نحو ممکن در یک محیط درحال تغییر.(1)
همچنین برای هر مدیری چهار وظیفه اصلی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت تعیین شده است. لیکن اصول مدیریت و آنچه که به عنوان وظایف مدیران تعیین شده است در اجرا محدودیتهایی دارند، که برخی از آنها عبارتند از:

این اصول صرفاً راهنما و ابزاری است برای بارور کردن افکار و جهت دهی به فعالیتها؛
برای عملی کردن این اصول بعضاً ابزارهای کافی وجود ندارد؛

با عمل کردن به اصول، باز هم موفقیت ما تضمین نمی شود، مثلاً برنامه ریزی جامعی وجود دارد ولی نتیجه دلخواه به دست نمی آید.

شرایط، نقش تعیین کننده ای در اجرای اصول و نحوه بکارگیری آن دارد و گذشته از اینها با بکارگیـــری اصول تنها قسمت هموار راه را می توان پیمود. پس انتظار آن است که با اندیشه و آگاهی و با بهره گیری از پارامترهایی که می تواند نقاط ضعف را در مقوله موردنظر بپوشاند فراتر از اجرای اصول مدیریت و به منظور دستیابی به نظامهای سازمانی متعالی باجدیت و درایت حرکت کرد.

روش و نظام فکری مدیریت از نقطه صفر تنها یکی از راهکارها و ابزارها برای تعالی سازمان ازطریق مدیریت است.

مدیریت از نقطه صفر چیست؟
مدیریت از نقطه صفر در هر موقعیت نقطه صفر خاص خود و نحوه مدیریت خاص خود را داراست، لیکن باتوجه به آنچه که در محتوای هر موقعیتی می گنجدمدیریت از نقطه صفر محملی است که مدیر با علم به نتیجه عملکردهـــــــای گذشته روشها و پیش فرضهای غلط گذشته را زیرپا می گذارد و با بهره گیری از ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر که در ذیل به آن پرداخته می شود و با تعاریفی نو از موقعیت که تکیه گاه محکمتری مبتنی بر تعریف صحیح تری از موفقیت و شکست دارند از نقطه صفر شروع می کند.

نقطه صفر کجاست؟ محدوده مشخصی ندارد. یک مدیر دارای شرایط مطلوب در موقعیت نیز می تواند برای تضمین و استحکام موقعیت موردنظر از نقطه صفر شروع کند.

درواقع، حرکت از نقطه صفر شروعی دوباره با اندیشه ای از نوع مدیریت از نقطه صفر است.

ابزارهای مدیریت از نقطه صفر کدامند؟ تحلیل موقعیت، اصلاح تعاریف عملی موفقیت و شکست موقعیت و ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر.

تحلیل موقعیت: بررسی و تحلیل یک موقعیت خاص باتوجه به پیچیدگیهای هر موقعیت خاص کلید رمزهای مختص به آن موقعیت را دارد. لیکن انتخاب دیدگاه مناسب برای تحلیل صحیح و سریع هر موقعیت شرط اولیه و لازم است.

اصلاح تعاریف عملی موفقیت و شکست موقعیت: پس از تحلیل موقعیت در نقطه صفر و کنکاش در اهداف، برنامه ها، راهبردها، عملکردها و عوامل موثر در موفقیت و شکست به شناختی عینی تر و تعریفی دقیق تر از موفقیت و شکست موقعیت می رسیم.

ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر: در ادامه به تعدادی از ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر که از ابزارهای ضروری بـــرای مدیریت از نقطه صفر هستند، اشاره می کنیم:

1 - تعیین نقطه شروع و پایان: به نقل از بزرگی، اگر ندانیم نقطه شروع کجاست از هر کجا شروع کنیم به هیچ جا نمی رسیم و اگر ندانیم مقصدمان کجاست به هر نقطه ای که برسیم مطلوب ما خواهدبود. (2)

2 - دویدن به نقطه شروع: فراموش نکنیم از نقطه صفر بــاید شروع کنیم. پس ضروری است زمینه های لازم برای شروع از نقطه صفر ازجمله تعاریف اصلاح شده ای از موقعیت و نیازهای آن را مهیا کنیم.

3 - رک و صریح بودن: ابهام گرایی و رک نبودن که ریشه های مختلفی مثل ترس و عدم اعتماد به دیگران دارد، مانعی است بلند که باید برای رسیدن به اهداف موقعیت، ارتباطات سالم درمجموعه و زمینه های جدید موفقیت در یک فضای صمیمی از آن عبور کرد.

4 - اگر می خواهیم تیم خوبی داشته باشیم، خود خوب باشیم: به زبان ساده برای رسیدن به نیکی و موفقیت در آنچه که مطلوب ماست، باید جوهره خوبی را در موقعیت جاری کرد. اگر در موقعیت مدیر، راستی و درستی جاری باشد، به تبع آن اعتمـــــاد هست، همدوستی هست، هم افزایی هست، هم پایانی هست و مطمئناً موفقیت هم هست و یک مدیر به عنوان عنصر انتقال فرهنگ، نقش عمده ای در ایجاد فضایی زلال و نیک در موقعیت ایفا می کند.

5 - پرهیز از حرافی: زیاد حرف نزنیم و الا چشمهایمان هم باید گوش بدهند لذا حرفهایمان باید در متن عملکردمان قرار گیرد.

6 - گرایشها را فراموش کنیم و منطق گرا باشیم: تنها اولویت ما کار ماست و بقیه مسائل فرع این مصلحت است. در این خصوص استفاده از مشاوران خارجی در موقعیتهای بحرانی، نوع ناقصی از مدیریت از نقطه صفر است که در آن بعضی ویژگیهای مدیریت از نقطه صفر من جمله پرهیز از گرایش و جانبداری لحاظ شده است.

7 - اندیشه گرایی بهتر است از تحمیل اندیشه (نقدپذیری و نقادی منصفانه): جداکردن خود از تعارفات و شعارگویی و بسته نگری و رسیدن به پله نقد موقعیت خویش. فراهم کردن فضای هم‌افزایی و هم‌گرایی اندیشه ها.

8 - اعتقاد عملی به کلمه نمی دانم درجایی که نمی دانیم: انسانهـــای آگاه ارزش این کلمه را می دانند. یقیناً «نمی دانم» پله اول برای حرکت به سوی سکوی پرتاب دانستن است و این اعتقاد باید به عنوان یک فرهنگ بویژه در بین مدیرانی که دارای اختیارات و حیطه عمل وسیع هستند و ندانستن در لای اختیاراتشان پنهان می شود و پیشامدهای غیرقابل پیش بینی در کمینشان است، جاری شود.

10 - آگاه باشیم که به زودی واقعیتهای جاری از تصورات و پیش بینی های ما پیشی خواهند گرفت. دقت کنیم که قبل از سبقت، مرکب خود را عوض کنیم و تصورات و پیش بینی هایمان را بر واقعیتهای جاری منطبق سازیم.

11 - جناب مدیر، هدف خردگرایی ابزاری است یا ارزشی؟ مراقب باشیم به کدام سو قدم برمی داریم.(3)

12 - جناب مدیر، اگر چه به هدفهای موقعیت دست نیـافته ایم به چه میزانی خود را مسئول می دانیم؟ اگر وضعیت فعلی به دلیل عدم کفایت در مدیریت ما در موقعیت بوده است، بهترین مدیریت ترک مدیریت به نحو مقتضی است. چیزی که در بین مدیران ژاپنی بوفور دیده می شود.

13 - به یاد داشته باشیم اتفاقات بد معمول و معلول شرایط بد است. شرایط بد چیست و راههای جلوگیری و مدارا با شرایط بد در هر مــــوقعیت کدام است، مراقب محیط باشیم، آن گونه که بر آن سوار باشیم و نه بالعکس.
14 - هر نقطه پایانی نقطه آغاز دیگری است. باید به این باور برسیم که موفقیت یک امر نسبی است و پس از رسیدن به یک موفقیت کوچک در یک سطح بالاتر تازه در نقطه شروع قرار گرفته ایم.
15 - درهر فعالیتی اصل آن چیزی است که ما را به موفقیت می رساند، نه آن چیزی که موفقیت را تعریف می کند. مقصود این است که مراقب بـــاشیم اصلی که موفقیت را تعریف می کند دایره آن را محدود نکنیم، بلکه آن اصل بسان سرچشمه ای باشد برای رسیدن به موفقیتهای بعدی.
16 - ایجـــاد سیستم بهره وری فکری و تصمیم گیری در موقعیت: ازطریق ایجاد فرهنگ مشورت، فناوری اطلاعات، بهبود ارتباطات و نخبه پذیری در موقعیت و...
17 - چیزهایی که به ذهن ما نرسید: همیشه باید اعتقاد داشته باشیم چیزی که ما به دنبال آن هستیم فراتر از آن چیزی است که در تصور ما می گنجد و آنچه که به ذهن و فکرما می رسد، بخش کوچکی است از آنچه که به فکر ما نرسیده است. لذا با تصورات خودبینانه راه ترقی را بر خود نبندیم.
18 - روح و فضای هر موقعیتی دارای شبکه ای است از روابط کاری بین افراد، روابط حسی و اخلاقی، روابط بین افراد بیرون از موقعیت با افراد درون موقعیت، رابطه هر فرد با کارش و رابطه مجموعه با وظایفشان و رابطه موقعیت موردنظر با موقعیتهای دیگر و... توجه داشته باشیم که در این شبکه پیچیده، یک نظام علت و معلولی حاکم است. لذا باید پیوسته با شناسایی و تحلیل این شبکه به تنظیم و تعدیل آن پرداخت. البته باتوجه به گستردگی این شبکه، استفاده از نظرات مشاوران می تواند یاریگر باشد. پس ضروری است در نقطه صفر یکبار دیگر به تجزیه وتحلیل این شبکه بپردازیم.
19 - هر مدیری ( در هر موقعیت و جایگاه) دارای شرح وظایفی است، اما لازمه موفقیت یک مدیر پیش از آنکه انجام شرح وظایف باشد رسیدن به هدف موقعیت است. حواسمان هست که در بند بوروکراسی کاغذبازی نیفتیم و تمرکز فکری و فعالیتهای عملی را در مسیر رسیدن به هدف موقعیت قرار دهیم. 1

منابع و ماخذ
1 - STEPHEN LINSTEAD, UNDERSTANDING MANAGEMENT, 1995
2 - فردآر.دیوید، مدیریت استراتژیک، 1381
3 - دکتر سیدمهدی الوانی، مدیریت عمومی، 1380